CHÍNH SÁCH BẢO MẬT

ỨNG DỤNG TRỰC TUYẾN CỦA TRƯỜNG PHỔ THÔNG CHẤT LƯỢNG CAO PHƯỢNG HOÀNG

Có hiệu lực từ ngày 30/09/2026

Trường Phổ thông Chất lượng cao Phượng Hoàng (Nghệ An) — sau đây gọi là "Nhà trường" — xây dựng và vận hành các ứng dụng trực tuyến phục vụ dạy học và quản lý nội bộ. Chính sách này giải thích Nhà trường thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin của người dùng như thế nào.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách áp dụng cho các ứng dụng do Nhà trường xây dựng trên nền tảng Google Apps Script (dự án "Phuong Hoang Apps"), gồm:

·        GV Phượng Hoàng — ứng dụng học tập: lớp học, học sinh, bài tập, thi đấu trực tuyến, nhiệm vụ.

·        Hành chính – Văn phòng Phượng Hoàng — ứng dụng quản lý nội bộ: nhân sự, kế hoạch, công việc, lịch công tác, thời khoá biểu, thông báo, văn bản, đơn từ, thi đua, trợ lý hỏi đáp.

Người dùng gồm: cán bộ, giáo viên, nhân viên; học sinh; cha mẹ học sinh và khách tham gia các hoạt động (ví dụ thi đấu trực tuyến).

2. Thông tin được thu thập

·        Tài khoản: tên đăng nhập, họ tên, vai trò; mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng mã hoá một chiều, không ai (kể cả quản trị viên) đọc được mật khẩu gốc.

·        Học sinh: họ tên, mã học sinh, lớp, ngày sinh (nếu có); bài làm, câu trả lời, điểm, nhận xét, nhiệm vụ và yêu cầu gửi thầy cô.

·        Cán bộ, giáo viên, nhân viên: họ tên, mã nhân viên, giới tính, ngày sinh, tổ/bộ phận, chức vụ, môn dạy, số điện thoại, email công việc, ngày vào trường; công việc được giao và báo cáo, kế hoạch, đơn nghỉ/dạy thay, văn bản xử lý, thời khoá biểu.

·        Cha mẹ học sinh, khách: tên hiển thị do người chơi tự nhập khi tham gia thi đấu bằng mã PIN/QR và kết quả trả lời.

·        Nội dung người dùng tạo: tệp (Word, PDF, ảnh…) do người dùng tải lên kế hoạch, thông báo, minh chứng công việc; câu hỏi gửi cho trợ lý hỏi đáp.

Ứng dụng KHÔNG yêu cầu người dùng đăng nhập bằng tài khoản Google và KHÔNG truy cập Gmail, Drive, danh bạ hay bất kỳ dữ liệu Google nào của người dùng. Nhà trường không thu thập thông tin tài chính, số CCCD/CMND hay dữ liệu vị trí qua các ứng dụng này.

3. Mục đích sử dụng

·         Tổ chức dạy học, giao và chấm bài, theo dõi tiến bộ học tập, thi đấu, thi đua.

·         Điều hành công việc nội bộ: phân công, kế hoạch, lịch công tác, thời khoá biểu, thông báo, văn bản, đơn từ.

·         Xác thực đăng nhập, phân quyền, bảo đảm an toàn hệ thống.

Thông tin chỉ được dùng cho hoạt động giáo dục và quản lý của Nhà trường; không dùng cho quảng cáo, không bán hay cho thuê cho bất kỳ bên nào.

4. Nơi lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong Google Trang tính (Google Sheets) và Google Drive thuộc tài khoản quản trị của Nhà trường, trên hạ tầng của Google. Ứng dụng chỉ có quyền với các tệp do chính ứng dụng tạo ra. Dữ liệu được sao lưu tự động hằng tuần; các bản sao lưu được giữ khoảng 2 tháng.

5. Tính năng trí tuệ nhân tạo (AI)

Một số tính năng (tạo/chấm bài tập, tách đề, trợ lý hỏi đáp) gửi nội dung cần xử lý tới dịch vụ AI Google Gemini qua giao diện lập trình (API) để nhận kết quả. Nội dung gửi đi chỉ gồm phần cần thiết cho yêu cầu (ví dụ: câu hỏi, đề bài, bài làm, thông tin lịch/kế hoạch liên quan mà người hỏi được phép xem). Việc xử lý của Google tuân theo điều khoản dịch vụ API của Google. Nhà trường không đưa vào trợ lý các tài liệu nhạy cảm như quy chế lương, và trợ lý không cung cấp số điện thoại, ngày sinh hay thông tin cá nhân của người khác.

6. Chia sẻ thông tin

·         Thông tin chỉ hiển thị cho người có quyền theo vai trò (ví dụ: học sinh chỉ xem bài của mình; giáo viên xem lớp mình phụ trách; Ban giám hiệu xem theo chức năng quản lý).

·         Tệp đính kèm trong kế hoạch, thông báo được chia sẻ ở chế độ "bất kỳ ai có liên kết đều xem được" để thầy cô mở nhanh; vì vậy người dùng không đính kèm tài liệu mật hoặc chứa thông tin cá nhân nhạy cảm.

·         Nhà trường chỉ cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

7. Bảo mật

·         Mật khẩu mã hoá; tài khoản cấp riêng từng người, bắt buộc đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu.

·         Phân quyền theo vai trò; các thao tác quan trọng (xoá dữ liệu, cập nhật nhân sự) chỉ người được cấp quyền mới thực hiện.

·         Phiên đăng nhập tự hết hạn khi không sử dụng; người dùng nên đăng xuất trên thiết bị dùng chung.

8. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong thời gian học sinh học tập hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác tại trường và thêm thời gian cần thiết cho việc lưu trữ hồ sơ theo quy định. Khi không còn cần thiết, dữ liệu được xoá hoặc ẩn danh.

9. Quyền của người dùng

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, người dùng (và cha mẹ/người giám hộ đối với học sinh chưa thành niên) có quyền được biết, yêu cầu xem, chỉnh sửa, xoá dữ liệu của mình, rút lại sự đồng ý hoặc khiếu nại về việc xử lý dữ liệu. Yêu cầu gửi về đầu mối liên hệ tại mục 10; Nhà trường phản hồi trong thời hạn quy định.

10. Liên hệ

Trường Phổ thông Chất lượng cao Phượng Hoàng — Văn phòng Nhà trường

Website: https://www.phuonghoangschool.com

Email: info@phuonghoangschool.com   Điện thoại: 0888.18.38.68

11. Tuân thủ chính sách của Google

Việc ứng dụng sử dụng và chuyển giao thông tin nhận được từ các API của Google tuân thủ Chính sách dữ liệu người dùng của Dịch vụ API Google (Google API Services User Data Policy), bao gồm các yêu cầu về Sử dụng có giới hạn (Limited Use).

12. Thay đổi chính sách

Nhà trường có thể cập nhật chính sách này khi ứng dụng thay đổi. Phiên bản mới được đăng tại trang này, kèm ngày hiệu lực.